Autoliquidation au Luxembourg sans preuve : le justificatif VIES que votre logiciel jette

Si vous dirigez une entreprise au Luxembourg, vous connaissez probablement déjà VIES, le système d'échange d'informations en matière de TVA. Et si ce n'est pas le cas, cela vaut la peine d'y jeter un œil : c'est l'outil de recherche en ligne gratuit développé et maintenu par la Commission européenne. Vous pouvez vous rendre sur leur site pour vérifier gratuitement si le numéro de TVA de votre client est correct et valide pour la facturation.

VIES peut également être intégré techniquement à d'autres applications, et la plupart des logiciels de facturation généralistes du marché intègrent cette fonction de vérification sous une forme ou une autre. Peu, en revanche, mentionnent ce qu'il advient du résultat d'une demande qualifiée VIES une fois la vérification effectuée.

Ce que l'autoliquidation exige réellement de prouver

L'AED, au Luxembourg, exige que vous puissiez prouver qu'une facture émise en autoliquidation reposait sur des bases solides. Cela signifie que votre client est une entreprise enregistrée dans un autre pays de l'UE, et que vous avez soit : a) fourni un service, au sens de l'article 44 de la directive TVA 2006/112/CE, votre client étant redevable de la taxe en vertu de l'article 196, soit b) vendu des biens, exonérés au titre d'une livraison intracommunautaire en vertu de l'article 138 de la même directive.

Un numéro de TVA valide est le point de départ, pas le point d'arrivée. C'est nécessaire, mais l'AED peut encore exiger davantage longtemps après la transaction, et si vous gérez une entreprise au Luxembourg avec des clients de l'autre côté de la frontière, vous savez déjà à quelle fréquence les factures en autoliquidation passent entre vos mains.

Imaginez maintenant que l'AED vous envoie un courrier dans deux ans, au sujet d'une facture émise deux ans plus tôt, avec la mention autoliquidation, sans TVA facturée. Vous ouvrez votre logiciel de facturation pour vérifier, et la facture comme la mention sont bien là où elles devraient être. La seule chose qui manque, c'est un justificatif expliquant pourquoi vous étiez suffisamment sûr de vous, à l'époque, pour ne pas facturer la TVA.

Ce que VIES renvoie réellement, et ce que votre logiciel jette

Chaque fois que vous vérifiez un numéro sur VIES, l'outil interroge en direct l'administration fiscale du pays concerné et vous renvoie exactement ce qu'elle répond à cet instant précis. Il ne puise pas la réponse dans une liste qu'il conserverait de son côté, il interroge la source directement, sur le moment.

Il existe deux façons d'interroger VIES sur un numéro de TVA. Une demande simple se contente de vérifier si un numéro de TVA est valide et vous donne un oui ou un non. Une demande qualifiée va plus loin : vous fournissez votre propre numéro de TVA en tant que demandeur, en plus du numéro à vérifier, et si la requête aboutit, VIES renvoie un numéro de consultation, requestIdentifier dans la réponse elle-même. Ce numéro est la propre référence de la Commission européenne, celle qui atteste que c'est bien vous qui avez vérifié ce numéro, à cette date précise, et obtenu ce résultat.

La plupart des logiciels de facturation se contentent de la version simple. Ils lisent la réponse, affichent une coche verte, et passent à la suite. Le numéro de consultation, s'il a même été demandé, est jeté avec tout le reste dès que la vérification est terminée.

Une validation n'est pas un justificatif

Une vérification VIES vous indique que quelque chose était vrai au moment où vous l'avez demandée. Elle ne laisse aucune trace derrière elle, et un numéro de TVA valide en mars peut être radié d'ici septembre, si bien qu'une coche verte de mars ne prouve rien de la situation des années plus tard, au moment où vous en avez réellement besoin. La Commission européenne elle-même recommande de conserver la preuve de chaque vérification en cas de contrôle, sans jamais préciser comment.

Une capture d'écran ne règle pas le problème. Elle se produit en quelques secondes après coup et ne comporte aucune référence qu'un contrôleur puisse vérifier. Le numéro de consultation est plus solide, car c'est VIES lui-même qui l'a émis, rattaché à une demande donnée, à un instant précis, et non quelque chose que vous avez saisi ou capturé vous-même.

Cela dit, il vaut la peine d'être précis sur la nature exacte de cette preuve. Le numéro de consultation n'est pas signé cryptographiquement, et il n'existe aucun service permettant à un tiers de le soumettre à VIES pour en confirmer l'authenticité de manière indépendante. Ce qui le rend crédible n'est pas son caractère infalsifiable, mais le fait qu'il s'agisse d'un justificatif établi au moment même des faits, généré automatiquement au moment de la vérification plutôt que reconstitué après coup, exactement le même niveau d'exigence auquel toute autre pièce comptable doit déjà répondre.

Ce que contient réellement un justificatif VIES opposable

Si vous devez conserver ce type de justificatif, il lui faut davantage que le simple numéro. Au minimum :

• le numéro de TVA vérifié
• votre propre numéro de TVA en tant que demandeur
• le numéro de consultation renvoyé par VIES
• la date et l'heure exactes de la vérification, à la seconde près
• le résultat de validité
• le nom et l'adresse renvoyés par VIES, le cas échéant
• la facture que la vérification appuie
• la durée pendant laquelle le justificatif doit être conservé

Enregistrer tout cela quelque part ne fait que la moitié du travail. Si vous ne pouvez pas ressortir ce justificatif et le remettre à quelqu'un sur demande, dix ans après la facture, vous avez bien fait la vérification, mais vous ne pouvez pas le prouver.

Comment Faktura enregistre la vérification VIES

C'est exactement l'écart que nous avons voulu combler en construisant la façon dont Faktura gère VIES. Chaque facture en autoliquidation déclenche une demande qualifiée sous le numéro de TVA de votre propre entreprise, et non un numéro partagé ou générique, de sorte que le numéro de consultation renvoyé vous est directement rattaché, comme l'AED s'y attendrait.

Le justificatif lui-même est rattaché à la facture qu'il appuie, et pas seulement au client, via un lien direct entre les deux. Il est enregistré au moment même de l'émission de la facture, et ne peut plus être modifié ni supprimé ensuite, au niveau de la base de données, et non par simple convention. Il est conservé aussi longtemps que la facture elle-même, sous le même archivage de dix ans qui s'applique déjà à chaque facture Faktura.

Chaque champ de la liste ci-dessus est capturé : le numéro vérifié, votre numéro de demandeur, le numéro de consultation, l'horodatage, le résultat, le nom et l'adresse le cas échéant, et la facture à laquelle il se rattache. C'est ce qui se trouve derrière chaque facture en autoliquidation dès son émission.

Quelques précisions utiles

Que se passe-t-il si le numéro de TVA de mon client est annulé après que je l'ai facturé ?

Rien ne change rétroactivement pour la facture déjà émise, puisque le justificatif reflète ce qui était vrai au moment de la vérification. C'est tout l'intérêt de conserver un justificatif daté plutôt que de se fier à un statut en temps réel. Il est en revanche utile de revérifier avant votre prochaine facture à ce même client, puisqu'une annulation à ce stade change bien la manière dont cette prochaine facture doit être traitée. Et si vous utilisez Faktura, cette vérification est déjà automatique.

Que faire si VIES est indisponible au moment où j'émets la facture ?

VIES dépend des systèmes propres à chaque État membre, qui tombent en panne plus souvent qu'on ne le pense, particulièrement la nuit et le week-end. Faktura ne devine pas dans ce cas. La facture peut tout de même être émise, mais le système applique la TVA par défaut plutôt que d'appliquer automatiquement l'autoliquidation, et conserve un justificatif daté de ce qui s'est réellement passé, une panne, pas un rejet, pour que vous n'ayez pas à justifier un trou dans le dossier plus tard. Le signalement disparaît dès que la vérification suivante aboutit, que ce soit une nouvelle vérification manuelle ou la facture suivante émise au même client.

Dois-je revérifier le même client à chaque facture, ou une seule validation suffit-elle ?

Chaque facture déclenche automatiquement sa propre vérification, qu'il s'agisse d'une facture ponctuelle ou générée à partir d'un plan récurrent, il n'y a donc aucune étape supplémentaire à retenir. Si une vérification pour ce même client a eu lieu quelques instants plus tôt, Faktura réutilise ce résultat plutôt que d'interroger VIES à nouveau sans raison, mais le justificatif indique toujours précisément quand la vérification sous-jacente a réellement eu lieu, de sorte qu'aucune vérification vieille de plusieurs mois ne se prolonge discrètement comme si elle était toujours d'actualité.

Rien de tout cela ne rend l'autoliquidation elle-même plus compliquée qu'elle ne l'était déjà. Cela change simplement ce qui se trouve réellement derrière cette facture le jour où le courrier de l'AED arrive, deux ans plus tard. Au lieu d'une facture, d'une mention, et de rien d'autre, il y a désormais un justificatif daté et inaltérable, rattaché à cette facture précise : la preuve exacte de ce qui a été vérifié, et quand.