Autoliquidação no Luxemburgo sem prova: o registo VIES que o seu software de faturação deita fora

Se gere uma empresa a partir do Luxemburgo, é provável que já tenha utilizado o VIES, o sistema de intercâmbio de informações sobre o IVA, ou pelo menos que já tenha ouvido falar dele. É a ferramenta de pesquisa online gratuita desenvolvida e mantida pela Comissão Europeia. Com ela pode verificar, sem custos, se o número de IVA do seu cliente está correto e é válido para efeitos de faturação.

O VIES disponibiliza também meios de integração técnica com outras aplicações, e a maior parte do software de faturação genérico do mercado incorpora esta verificação de alguma forma. Poucos explicam, no entanto, o que acontece ao resultado de uma consulta VIES qualificada depois de a verificação estar feita.

O que a autoliquidação exige realmente que prove

No Luxemburgo, a AED pode exigir-lhe a prova de que uma fatura com autoliquidação foi emitida com fundamento. Isso significa que o seu cliente é uma empresa registada noutro país da UE e que prestou um serviço ao abrigo do artigo 44.º da Diretiva IVA da UE 2006/112/CE, com a dívida de imposto a recair sobre o adquirente nos termos do artigo 196.º, ou vendeu bens isentos enquanto transmissão intracomunitária ao abrigo do artigo 138.º da mesma diretiva.

Um número de IVA válido é o ponto de partida, não a meta. Anos mais tarde, quando surgir uma questão em auditoria, o essencial não é apenas o que consta da fatura, mas porque é que estava suficientemente seguro para aplicar a autoliquidação no momento da emissão.

O que o VIES devolve realmente e o que o software costuma deitar fora

Uma consulta simples devolve apenas válido ou inválido. Uma consulta qualificada inclui o seu próprio número de IVA enquanto requerente e, em caso de sucesso, o VIES devolve um número de consulta (requestIdentifier). Essa referência é o identificador, do lado da Comissão, que atesta que foi efetuada por si aquela verificação, naquela data, com aquele resultado.

Muitas ferramentas guardam apenas o estado booleano e mostram um indicador verde. O identificador da consulta e os restantes detalhes da resposta são frequentemente descartados assim que a verificação termina.

Uma validação não é um registo

Uma verificação VIES diz-lhe o que era verdade no momento em que perguntou. Não cria, por si só, prova duradoura, e o estatuto de IVA pode alterar-se depois. As próprias orientações da Comissão Europeia recomendam conservar a prova de cada validação para efeitos de auditoria.

Uma captura de ecrã é prova fraca. Um número de consulta pesa mais, porque é emitido pelo VIES no momento da verificação. Não está assinado criptograficamente, mas continua a ser um registo gerado por máquina em simultâneo com o ato, e não algo reconstruído a posteriori.

O que deve conter um registo VIES com valor probatório

• O número de IVA verificado
• O seu próprio número de IVA enquanto requerente
• O número de consulta devolvido pelo VIES
• A data e a hora exatas da verificação, ao segundo
• O resultado da validade
• O nome e a morada devolvidos pelo VIES, se existirem
• A fatura que a verificação sustenta
• O período de conservação do registo

Registar é apenas metade do trabalho. Se não conseguir recuperar o registo quando lhe for pedido, anos mais tarde, a verificação aconteceu mas fica, na prática, por provar.

Como a Faktura regista a verificação VIES

Na Faktura, a emissão com autoliquidação usa uma consulta qualificada com o número de IVA da sua própria empresa, e não um requerente genérico partilhado. O registo fica associado diretamente à fatura emitida, é escrito no momento da emissão e está protegido contra alteração e eliminação ao nível da base de dados.

O registo guardado capta o número verificado, o número do requerente, o número de consulta, o carimbo temporal, o resultado, o nome e morada devolvidos e a ligação à fatura, para que a prova continue utilizável quando for precisa.

Vale a pena saber

E se o número de IVA do meu cliente for cancelado depois de eu lhe faturar?

A fatura anterior não se altera retroativamente. A prova reflete o que era verdade no momento da verificação. Para faturas futuras, voltar a verificar continua a ser importante, e a Faktura faz essa verificação automaticamente.

E se o VIES estiver indisponível quando emito a fatura?

O VIES depende de sistemas dos Estados-Membros que podem ficar indisponíveis. A Faktura regista o contexto da falha e permite uma verificação posterior, em vez de fingir que houve uma validação bem-sucedida.

Preciso de uma nova verificação para cada fatura?

Cada emissão de faturas aciona a lógica de verificação. Se pouco antes tiver ocorrido outra verificação para o mesmo requerente e o mesmo destinatário, o resultado pode ser reaproveitado para evitar chamadas redundantes, mantendo-se ainda assim a prova com carimbo temporal do momento em que a verificação subjacente ocorreu.

A autoliquidação não fica mais complexa por causa disto. O que muda é a sua posição em auditoria, anos depois: em vez de ter apenas uma fatura e a menção legal, passa a ter um registo datado, ligado àquela fatura em concreto, que mostra o que foi verificado e quando.