Política de Privacidade da Faktura

1. Responsável pelo tratamento

2. Informações que recolhemos

A Faktura assume dois papéis distintos no tratamento de dados pessoais, e as proteções abaixo aplicam-se a ambos.

3. Base jurídica do tratamento

Tratamos dados pessoais com base nas seguintes bases legais ao abrigo do Artigo 6 do RGPD:

• Contrato: para prestar o Serviço que subscreveu.
• Obrigação legal: para cumprir a legislação luxemburguesa em matéria contabilística, fiscal e de conservação de registos comerciais, incluindo a obrigação de conservar faturas durante dez anos.
• Interesses legítimos: para proteger a plataforma, prevenir fraude e melhorar os nossos serviços de forma que não prevaleça sobre os seus direitos.

4. Finalidade do tratamento

Utilizamos dados pessoais para:

• fornecer e operar a plataforma Faktura
• gerar, entregar e arquivar faturas, orçamentos e documentos relacionados
• prestar suporte ao cliente
• manter registos contabilísticos e fiscais exigidos por lei
• detetar e prevenir fraude ou abuso
• comunicar avisos de serviço e alterações materiais destes termos

5. Conservação de dados

• Faturas e dados contabilísticos: conservados durante dez anos a contar do final do exercício contabilístico relevante, em conformidade com a lei contabilística e fiscal luxemburguesa.
• Dados de conta não sujeitos a conservação legal: eliminados no prazo de noventa dias após o encerramento da conta, exceto quando a conservação seja necessária para defesa de direitos em processo judicial ou para cumprimento de outra obrigação legal.
• Correspondência de suporte: conservada durante três anos a partir da data do último contacto.
• Cópias de segurança: eliminadas de acordo com a nossa rotação de backups, com duração máxima de trinta e cinco dias para backups de rotina.

Quando exerce o direito ao apagamento ao abrigo do Artigo 17 do RGPD, eliminamos os dados pessoais que não somos legalmente obrigados a conservar. Os dados sujeitos à conservação contabilística de dez anos serão arquivados em armazenamento de acesso restrito e eliminados no fim do período legal de conservação.

6. Partilha de dados e subcontratantes

Não vendemos dados pessoais. Partilhamos dados pessoais apenas com:

• Subcontratantes que prestam serviços de infraestrutura em nosso nome, incluindo alojamento, envio de emails transacionais e análise de documentos. Mantemos uma lista atualizada de subcontratantes, disponível mediante pedido em support@faktura.lu.
• Autoridades, quando exigido pela legislação luxemburguesa ou pela legislação aplicável da UE, incluindo em resposta a uma ordem válida da AED, da CNPD ou de um tribunal competente.

Todos os subcontratantes estão vinculados por acordos escritos que impõem obrigações de proteção de dados equivalentes às previstas nesta Política de Privacidade.

7. Transferências internacionais

Atualmente não transferimos dados pessoais para fora do Espaço Económico Europeu. Todo o tratamento ocorre em infraestrutura localizada na UE. Se isso mudar, atualizaremos esta Política de Privacidade e adotaremos um mecanismo de transferência válido ao abrigo do Capítulo V do RGPD, como Cláusulas Contratuais-Tipo ou uma decisão de adequação.

8. Medidas de segurança

Aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas à sensibilidade dos dados que tratamos, incluindo:

• Encriptação em trânsito com TLS 1.2 ou superior
• Encriptação em repouso para arquivos de faturas
• Controlo de acesso baseado em funções e princípio do menor privilégio
• Backups regulares com redundância dentro da UE
• Registo e monitorização de acessos aos sistemas de produção
• Revisão de segurança do código antes da implementação

Nenhum sistema pode ser perfeitamente seguro e não podemos garantir segurança absoluta; no entanto, trabalhamos continuamente para manter um nível de proteção adequado aos dados que tratamos.

9. Notificação de violação de dados pessoais

Em conformidade com os Artigos 33 e 34 do RGPD:

• Quando uma violação de dados pessoais que afete dados pelos quais somos o responsável possa resultar em risco para os seus direitos e liberdades, notificaremos sem demora indevida a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) do Luxemburgo e, sempre que possível, no prazo de setenta e duas horas após tomarmos conhecimento da violação.
• Quando a violação for suscetível de resultar em risco elevado para os seus direitos e liberdades, notificá-lo-emos diretamente, sem demora indevida, por email ou outro meio adequado, incluindo a natureza da violação, as suas prováveis consequências, as medidas adotadas ou propostas em resposta e um ponto de contacto para mais informações.
• Quando a Faktura atua como subcontratante em seu nome e uma violação afeta dados que tratamos para si, notificá-lo-emos (enquanto responsável) sem demora indevida para que possa cumprir as suas próprias obrigações ao abrigo do Artigo 33 do RGPD.

10. Os seus direitos

Nos termos do RGPD, tem direito a:

• Aceder aos seus dados pessoais
• Retificar dados inexatos ou incompletos
• Solicitar o apagamento, sujeito a obrigações legais de conservação
• Restringir o tratamento
• Receber os seus dados em formato portátil
• Opor-se ao tratamento baseado em interesses legítimos
• Retirar o consentimento quando o tratamento se baseie em consentimento
• Apresentar reclamação junto da CNPD

Para exercer qualquer um destes direitos, contacte-nos em support@faktura.lu. Responderemos no prazo de um mês após a receção, conforme exigido pelo Artigo 12 do RGPD. Quando os pedidos forem complexos ou numerosos, poderemos prorrogar este prazo por mais dois meses e informá-lo da prorrogação.

11. Cookies

O website e a plataforma da Faktura utilizam apenas cookies estritamente necessários. Estes cookies estão isentos de consentimento prévio ao abrigo do Artigo 5(3) da Diretiva ePrivacy (2002/58/CE), por serem necessários para prestar um serviço explicitamente solicitado por si.

As categorias utilizadas são:

• Cookies de autenticação e sessão, que mantêm o seu estado autenticado entre páginas.
• Cookies de segurança, que protegem contra falsificação de pedidos entre sites e ataques semelhantes.
• Cookies de preferência, que memorizam a sua seleção de idioma entre visitas.

Atualmente não utilizamos cookies de análise, publicidade ou rastreamento de terceiros. Se no futuro introduzirmos cookies não essenciais, solicitaremos o seu consentimento através de um banner de cookies antes de os ativar e atualizaremos esta Política de Privacidade em conformidade.

12. Autoridade de controlo

Tem o direito de apresentar uma reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) do Luxemburgo:

13. Privacidade de crianças

A Faktura é uma plataforma B2B destinada a empresas e profissionais independentes. O Serviço não é dirigido a crianças. Não recolhemos conscientemente dados pessoais de indivíduos com menos de dezasseis anos, a idade de consentimento digital ao abrigo da lei luxemburguesa.

14. Alterações a esta Política de Privacidade

Poderemos atualizar esta Política de Privacidade para refletir alterações nas nossas práticas ou obrigações legais. Alterações materiais serão comunicadas por email e através da plataforma. A continuação da utilização do Serviço após notificação constitui aceitação da política atualizada.