Was ist Peppol? Ein praktischer Leitfaden für Unternehmen in Luxemburg

Wenn Sie ein Unternehmen in Luxemburg führen, ist Peppol bald nicht mehr nur ein Thema für Lieferanten der öffentlichen Hand. Nach dem Gesetzentwurf Nr. 8815, der am 30. Juli 2026 in der Abgeordnetenkammer eingebracht wurde, muss jedes luxemburgische Unternehmen ab dem 1. Januar 2028 strukturierte E-Rechnungen empfangen können, und der begleitende Entwurf einer großherzoglichen Verordnung bestätigt, dass diese Rechnungen über Peppol laufen werden.

Dieser Leitfaden erklärt, was Peppol tatsächlich ist, wie eine Rechnung damit von Ihrer Software zu der Ihres Kunden gelangt, wie der luxemburgische Zeitplan aussieht und was Sie schon jetzt tun können, um Ihr Unternehmen auf die kommenden E-Rechnungsvorschriften in Luxemburg vorzubereiten.

Was ist Peppol?

Peppol ist ein internationales Netzwerk mit einheitlichen Standards, über das Unternehmen und Behörden strukturierte elektronische Dokumente austauschen, allen voran Rechnungen, ganz gleich, welche Software die beiden Seiten nutzen. Der Name stand ursprünglich für Pan-European Public Procurement Online, ein Hinweis darauf, dass Peppol als EU-Projekt zur Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung begann. Heute wird es von OpenPeppol, einem gemeinnützigen Verband, betrieben und weit über Europa hinaus genutzt.

Am einfachsten stellt man sich Peppol als E-Mail für Rechnungen vor, mit zwei wichtigen Unterschieden. Übertragen wird kein PDF, sondern eine maschinenlesbare Datei, deren Felder (Lieferant, USt-Nummern, Rechnungspositionen, Summen, Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer) die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden importieren kann, ohne dass jemand sie abtippen muss. Außerdem können Sie nicht an beliebige Adressen senden: Jeder Absender und Empfänger ist registriert, jede Nachricht wird geprüft, und nur zertifizierte Anbieter dürfen den Datenverkehr übermitteln.

So funktioniert Peppol: das Vier-Ecken-Modell

Peppol beruht auf dem sogenannten Vier-Ecken-Modell. Die erste Ecke sind Sie als Lieferant, der die Rechnung aus seiner Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware ausstellt. Die zweite Ecke ist Ihr Access Point, ein zertifizierter Dienstleister, der Ihre Software mit dem Netzwerk verbindet, während die dritte Ecke der Access Point Ihres Kunden und die vierte die Software Ihres Kunden ist, in der die Rechnung schließlich ankommt.

Wenn Sie eine Rechnung versenden, sucht Ihr Access Point die Peppol-ID Ihres Kunden in einem zweistufigen Verzeichnis. Der SML (Service Metadata Locator) funktioniert ähnlich wie DNS und verweist auf den richtigen SMP (Service Metadata Publisher), der wiederum angibt, welcher Access Point Ihren Kunden bedient und welche Dokumenttypen er empfangen kann. Ihr Access Point stellt die Rechnung dann über AS4, ein verschlüsseltes Nachrichtenprotokoll, an den Access Point Ihres Kunden zu, und dieser leitet sie an das System Ihres Kunden weiter.

Die praktische Folge: Sie verbinden sich nur ein einziges Mal. Sie müssen nicht wissen, welche Software Ihre Kunden verwenden, und beide Seiten können den Anbieter wechseln, ohne dass etwas kaputtgeht, so wie ein Wechsel des E-Mail-Anbieters niemanden daran hindert, Ihnen zu schreiben. In den meisten Fällen haben Sie nie direkt mit einem Access Point zu tun, weil Ihre Rechnungssoftware selbst einen betreibt oder mit einem Partner zusammenarbeitet, der das tut.

Peppol in Luxemburg: heute der öffentliche Sektor, ab 2028 B2B

Für Luxemburg ist Peppol nichts Neues. Das Gesetz vom 16. Mai 2019 über die elektronische Rechnungsstellung hat strukturierte E-Rechnungen für Lieferanten des Staates, der Gemeinden und anderer öffentlicher Einrichtungen verpflichtend gemacht, und diese Pflicht läuft seit 2022 über Peppol. Wenn Sie schon einmal einem Ministerium oder einer Gemeinde eine Rechnung gestellt haben, hat Ihr Unternehmen möglicherweise bereits eine Peppol-ID, ohne dass Sie es wissen.

Neu ist jetzt der private Sektor. Der Regierungsrat hat am 17. Juli 2026 einen Gesetzentwurf gebilligt, der die E-Rechnungspflicht auf inländische Transaktionen zwischen Unternehmen ausweitet; eingebracht wurde er am 30. Juli als Gesetzentwurf Nr. 8815. Der Gesetzentwurf selbst spricht nur von einem gemeinsamen Übermittlungsnetz, doch der begleitende Entwurf einer großherzoglichen Verordnung nennt Peppol ausdrücklich. Die Infrastruktur, die bereits für öffentliche Aufträge genutzt wird, wird also einfach auf Rechnungen zwischen Unternehmen ausgedehnt.

Luxemburg folgt damit dem Weg Belgiens, wo Peppol zunächst für die öffentliche Beschaffung eingesetzt wurde und seit dem 1. Januar 2026 für alle inländischen B2B-Rechnungen Pflicht ist. Anders als Frankreich plant Luxemburg vorerst keine Echtzeit-Meldepflicht (E-Reporting): Die Reform ändert, wie Rechnungen ausgetauscht werden, nicht wie sie der AED gemeldet werden.

Peppol-Fristen in Luxemburg und wer betroffen ist

Zuerst kommt die Pflicht zum Empfang, und sie gilt für alle gleichzeitig; die Pflicht zur Ausstellung folgt in zwei Wellen, je nach Unternehmensgröße.

Die Unternehmensgröße wird anhand des Jahresabschlusses 2026 bestimmt, gemessen an einer Bilanzsumme von 7,5 Mio. EUR, einem Nettoumsatz von 15 Mio. EUR und 50 Vollzeitbeschäftigten. Wenn Sie selbstständig sind oder ein kleines Unternehmen führen, das andere luxemburgische Unternehmen beliefert, ist Ihre Ausstellungsfrist also Januar 2029, doch Peppol-Rechnungen empfangen müssen Sie bereits ein volles Jahr früher.

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen zwei in Luxemburg ansässigen Steuerpflichtigen für Umsätze, die in Luxemburg steuerbar sind. Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen, ebenso grenzüberschreitende Rechnungen, die ab dem 1. Juli 2030 unter die EU-Regeln „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) fallen, sowie bestimmte mehrwertsteuerbefreite Finanz- und Versicherungsdienstleistungen. Gutschriften folgen denselben Regeln wie die Rechnungen, die sie korrigieren.

Der Gesetzentwurf sieht außerdem einfachere Wege für Unternehmen mit geringem Volumen vor: ein Tool zur manuellen Ausstellung, vorübergehende Empfangslösungen im Jahr 2028 und eine dauerhafte De-minimis-Regelung für Unternehmen, die nur wenige betroffene Rechnungen ausstellen. Die Schwellenwerte dieser Regelung werden per großherzoglicher Verordnung festgelegt und sind noch nicht bekannt.

Bedenken Sie, dass der Gesetzentwurf noch den Staatsrat und die Berufskammern durchlaufen muss; Termine und Anwendungsbereich können sich bis zur Verabschiedung also noch ändern. Die gesetzgeberischen Details behandeln wir in unserem Artikel zum luxemburgischen E-Rechnungsgesetz.

Was als Peppol-E-Rechnung gilt (und was nicht)

Eine Peppol-Rechnung ist eine XML-Datei nach Peppol BIS Billing 3.0, der Peppol-Umsetzung der europäischen E-Rechnungsnorm EN 16931. Jede Pflichtangabe der Rechnung liegt als strukturierte Daten vor, sodass die Software auf der Empfängerseite sie ohne menschliches Zutun prüfen und verbuchen kann.

Damit scheidet das meiste aus, was heute als E-Rechnung bezeichnet wird. Ein per E-Mail versandtes PDF ist keine, selbst wenn Ihre Software es erzeugt hat, ebenso wenig ein Scan oder ein in ein Kundenportal hochgeladenes PDF. Nach dem Gesetzentwurf hat nur die strukturierte Rechnung rechtliche Gültigkeit: Sie können Ihrem Kunden weiterhin eine PDF-Kopie beifügen, doch dieser Anhang ist nicht mehr die Rechnung.

Eine weitere Änderung wird leicht übersehen. Heute muss ein luxemburgischer Kunde dem Empfang elektronischer Rechnungen zustimmen; sobald die Pflicht gilt, ist diese Zustimmung zwischen luxemburgischen Unternehmen nicht mehr nötig, und ein Kunde kann eine Rechnung nicht mehr allein deshalb ablehnen, weil sie in strukturierter Form eingeht.

So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf Peppol vor

Netzwerk und Norm stehen bereits fest, es gibt also keinen Grund, mit der Vorbereitung auf den endgültigen Gesetzestext zu warten.

1. Prüfen Sie, ob Sie bereits registriert sind. Suchen Sie Ihren Firmennamen oder Ihre USt-Nummer im öffentlichen Peppol-Verzeichnis; wenn Sie bereits an öffentliche Auftraggeber fakturiert haben, sind Sie dort möglicherweise schon eingetragen.
2. Stellen Sie Ihrer Rechnungssoftware die richtige Frage. „Unterstützen Sie E-Rechnungen?“ reicht nicht, denn viele Tools nennen schon einen PDF-Export E-Rechnung. Fragen Sie, ob sie über Peppol senden und empfangen, über welchen Access Point, und ob eingehende Rechnungen am selben Ort landen wie Ihre ausgehenden (wie auf unserer Tarif-Roadmap vorgesehen).
3. Bereinigen Sie Ihre Kundendaten. Strukturierte Rechnungen werden automatisch geprüft, daher führen fehlende oder falsche USt-Nummern, Adressen und Referenzen, über die ein Mensch hinwegsehen würde, zu Ablehnungen.
4. Planen Sie den Empfang vor der Ausstellung. Januar 2028 betrifft die eingehenden Rechnungen aller Unternehmen; legen Sie also jetzt fest, wer in Ihrem Unternehmen oder bei Ihrer Fiduciaire die über Peppol eingehenden Lieferantenrechnungen bearbeitet.
5. Sprechen Sie mit Ihrer Fiduciaire. Wenn sie Ihre Buchhaltung führt, vereinbaren Sie, wie Peppol-Rechnungen zu ihr gelangen, per Zugang zu Ihrer Software oder per Export, damit die Vorteile der automatisierten Rechnungsstellung nicht durch manuelle Arbeitsschritte zwischen Ihnen und Ihrer Fiduciaire verloren gehen.

Peppol-FAQ

Ist Peppol in Luxemburg Pflicht?

Derzeit nur für Rechnungen an den öffentlichen Sektor. Nach dem Gesetzentwurf Nr. 8815 muss jedes betroffene luxemburgische Unternehmen ab dem 1. Januar 2028 Peppol-Rechnungen empfangen und sie je nach Größe ab Juli 2028 oder Januar 2029 auch ausstellen.

Brauche ich einen eigenen Peppol Access Point?

Nein. Access Points werden von zertifizierten Anbietern betrieben, und Sie erreichen das Netzwerk über eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die selbst einen betreibt oder mit einem Partner zusammenarbeitet.

Was ist eine Peppol-ID?

Das ist Ihre Adresse im Netzwerk, bestehend aus einem Code für das Identifikationsschema und der eigentlichen Kennung, häufig Ihrer USt-Nummer. Ihr Anbieter registriert sie für Sie, und jeder kann sie im Peppol-Verzeichnis nachschlagen.

Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen versenden?

An Privatpersonen ja. Bei luxemburgischen Geschäftskunden gilt ein PDF ab Ihrer Ausstellungsfrist nicht mehr als Rechnung, Sie können es der strukturierten Rechnung aber weiterhin beifügen.

Gilt Peppol auch für Rechnungen in andere EU-Länder?

Nicht nach dem luxemburgischen Gesetzentwurf, der nur inländische Umsätze erfasst. Grenzüberschreitende B2B-Rechnungen innerhalb der EU werden mit ViDA ab dem 1. Juli 2030 auf strukturierte E-Rechnungen umgestellt; bis dahin gelten die bisherigen Regeln weiter, einschließlich des Reverse-Charge-Verfahrens.

Ist Peppol sicher?

Ja. Nur zertifizierte Anbieter können dem Netzwerk beitreten, die Nachrichten zwischen Access Points sind verschlüsselt und jeder Teilnehmer ist identifiziert, wodurch sich Peppol weit schwerer für Rechnungsbetrug missbrauchen lässt als E-Mail.

Peppol kommt so oder so: Bereiten Sie sich heute vor

Peppol ist weder eine neue Steuer noch eine neue Erklärung, sondern ein besserer Kanal für etwas, das Sie ohnehin jeden Monat tun. Spüren werden 2028 vor allem die Unternehmen, die Rechnungen noch in Word tippen oder PDFs per E-Mail hin- und herschicken, während jene, deren Software bereits Peppol spricht, die Umstellung kaum bemerken werden.

Faktura wurde von Anfang an für die luxemburgische Rechnungsstellung entwickelt, und das Senden und Empfangen über Peppol kommt, lange vor der Frist 2028. Starten Sie Ihre kostenlose Testphase noch heute, dann ist Ihre Rechnungsstellung bereits am richtigen Ort, wenn die Umstellung kommt.

Quellen

• KPMG Luxembourg: Luxembourg's e-invoicing mandate takes shape
• EY: Luxembourg moves closer to mandatory B2B e-invoicing
• SSON: Luxembourg confirms Peppol for B2B e-invoicing
• Europäische Kommission: eInvoicing in Belgium
• E-Rechnung Bund: Peppol's four-corner model